NAMA JABATAN

UNIT PERHUBUNGAN AWAM

 

Pengenalan

Unit Perhubungan Awam (UPA) merupakan unit barisan hadapan yang mengurus dan menyelaras program korporat, pengurusan media dan publisiti, pengendalian isu serta perhubungan pelanggan di Hospital Cyberjaya.

Matlamat uni ini adalah untuk memelihara dan meningkatkan imej Hospital Cyberjaya melalui stratregi perhubungan awam yang teratur dan berkesan.

 

Visi, Misi & Objektif

Visi:

Menyediakan perkhidmatan perhubungan awam yang berkualiti dari pelbagai aspek melibatkan komunikasi dalaman dan luaran hospital.

Misi:

Memastikan pelanggan-pelanggan Hospital Cyberjaya mendapat maklumat dan informasi terkini melalui pelbagai medium saluran komunikasi serta semua pertanyaan dan maklumbalas pelanggan diberi keutamaan dan layanan yang sepatutnya.

Objektif:

  1. Memastikan segala aduan awam dapat dilaksanakan/ diproses dengan kadar segera;
  2. Memastikan maklumat mengenai dasar, program dan aktiviti HCJ dapat disalurkan kepada orang ramai dan media massa;
  3. Memastikan program dan aktiviti Jabatan di HCJ mendapat publisiti yang meluas dan mendapat liputan media;
  4. Meningkatkan jaringan perhubungan awam dalaman dan luaran di Kementerian, Jabatan/Agensi Kerajaan, Korporat & orang awam samada dalam dan luar negara;
  5. Memastikan majlis-majlis anjuran HCJ teratur dari segi protokol dan pengacaraan; dan
  6. Memastikan segala isu mengenai HCJ dapat dipantau dan ditangani dengan cepat, pantas dan berkesan

 

Carta Organisasi

 

 

 

Perkhidmatan

1. AKTIVITI PERHUBUNGAN AWAM

  1. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Awam Hospital.
  2. Sebagai penasihat media kepada pihak pengurusan.
  3. Menyelaras permohonan media untuk mengadakan wawancara, penggambaran dan sebagainya.
  4. Mengatur dan menyelaras sidang media.
  5. Pegawai Perhubungan Ahli Lembaga Pelawat.

2. URUSETIA ADUAN AWAM

  1. Bertindak sebagai Urusetia Aduan peringkat hospital.
  2. Memantau dan memberi maklum balas terhadap setiap aduan yang diterima melalui berbagai saluran (surat, e-mel, media, telefon, datang sendiri, BPA dan QR code).

3. PENGURUSAN MAKLUMAT MULTIMEDIA

  1. Memantau isu berkaitan hospital di media massa.
  2. Menganalisis isu-isu dalam media, dikemukakan kepada pihak pengurusan untuk diambil tindakan penambahbaikan.
  3. Memberi maklum balas serta merta terhadap isu yang berbangkit dalam media massa.

4. PENGURUSAN LAWATAN

  1. Menerima permohonan lawatan dari pelbagai Agensi dan Persatuan dari dalam mahupun lawatan Antarabangsa/luar Negara yang ingin melawat HCJ.
  2. Membantu dalam mengurus dan menyelaras lawatan-lawatan dari Jabatan dalam HCJ.

5. KHIDMAT PELANGGAN (PABX)

  1. Memberikan perkhidmatan kaunter yang mesra serta mengamalkan nilai-nilai murni dan budaya korporat.
  2. Memberikan penerangan yang jelas dan tepat kepada pelanggan yang memerlukan maklumat berdasarkan perubahan dan info-info terkini dan mudah difahami
  3. Memastikan penerimaan panggilan telefon diberi layanan yang baik dan mesra pelanggan.
  4. Menjawab panggilan sekurang-kurangnya tidak melebihi 10 deringan
  5. Memastikan panggilan telefon yang diterima disambungkan dengan cepat dan tepat.

6. PENYELARAS KANDUNGAN FACEBOOK & LAMAN WEB RASMI

  1. Menyediakan kandungan berinformasi berkaitan fasiliti
  2. Memastikan aktiviti muatnaik diadakan berkala
  3. Menyemak setiap kandungan mematuhi etika penggunaan ICT dan tidak bertentangan dengan dasar Kerajaan.

 

Piagam Pelanggan

Iltizam kami adalah untuk memberi perkhidmatan yang terbaik melalui :-

URUSETIA ADUAN 

  1. Mengurus aduan dari pelbagai saluran seperti surat, e-mel, telefon borang aduan/cadangan dalam peti cadangan, surat khabar, bersemuka, Biro Pengaduan Awam, 1MOCC ke dalam SISPAA. 
  2. Mengeluarkan Surat Akuan Terima (SAT) dalam tempoh satu (1) hari bekerja bagi setiap aduan yang diterima.
  3. Mengeluarkan Surat Maklum Balas (SMBP) bagi kategori Aduan Biasa sebaik sahaja penyelesaian aduan diperoleh dalam tempoh lima belas (15) hari bekerja.
  4. Mengeluarkan Surat Maklum Balas (SMBP) bagi kategori Aduan Kompleks kepada Surat Maklum Balas Pengadu (SMBP) mesti dikemukakan kepada pengadu dalam tempoh 15 hari bekerja, sementara tindakan siasatan dan penyelesaian aduan dilaksanakan. 
  5. Mengeluarkan maklumbalas kepada pihak media dalam tempoh 24 jam bekerja berkenaan aduan dalam media (sekiranya perlu).

HUBUNGAN MEDIA

  1. Mengeluarkan Nota Kepada Editor (NE) tiga (3) hari sebelum tarikh majlis berlangsung.
  2. Mengurus Liputan Media dan Sidang Media untuk sebarang acara/ majlis/aktiviti/wawancara.

PERHUBUNGAN & PENGURUSAN PELANGGAN

  1. Memastikan pengoperasian PABX dan panggilan keluar masuk telefon diurus selia dengan baik dan teratur.
  2. Memastikan perkhidmatan kaunter-kaunter utama diurus selia oleh Pegawai Khidmat Pelanggan dengan mesra dan berkesan. 
  3. Menjadi “Focal Point” pelanggan dalaman dan luaran.

 

Waktu Operasi

 

Pejabat:

Setiap hari KECUALI Sabtu, Ahad & Cuti Umum

PABX:

24 jam